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Gestione delle comande al ristorante: come agevolare il lavoro e ridurre gli errori
Team Tilby
18 luglio 2023
Se gestisci un ristorante o un locale sai bene che la raccolta e la gestione delle comande è un momento – o forse il momento – cruciale del servizio.
Perché basta un errore nell’annotare le preferenze dei clienti o nel trasmetterle per mettere in difficoltà i colleghi in cucina e in cassa, rallentare il servizio e, in definitiva, rendere scontento il cliente (con il rischio concreto di una recensione negativa).
Cerchiamo quindi di capire meglio come gestire correttamente una comanda al ristorante, e in che modo un software per la gestione delle comande dei ristoranti può limitare gli errori e velocizzare le operazioni.
Gli elementi essenziali della comanda al ristorante
Attraverso la comanda, il personale di sala annota piatti e bevande ordinate a un tavolo. Per non creare confusione sui destinatari dell’ordine, in ogni comanda saranno necessarie informazioni di base come:
- il numero del tavolo servito
- il numero di coperti da servire
- il nominativo dell’incaricato del servizio
Un software per comande include automaticamente questi dati all’apertura della comanda. L’operatore accede con le proprie credenziali, seleziona il tavolo e i coperti che sta servendo da una lista o direttamente dalla mappa dei tavoli e inizia a raccogliere le richieste.
La raccolta dell’ordinazione e la gestione delle possibili variabili
Eccoci al momento cruciale della gestione della comanda: l’annotazione dei piatti e delle bevande ordinate dal tavolo.
Oltre alla necessaria dose di attenzione nel raccogliere e riportare in comanda le richieste dei clienti, ci sono almeno altri due momenti potenzialmente delicati.
La selezione di varianti, preferenze, porzioni
Bistecca al sangue o ben cotta? Pizza bianca o pizza rossa? Intolleranze al lattosio o altre allergie? Informazioni che sono parte integrante della comanda e che, soprattutto quanto riguarda allergeni e intolleranze è essenziale riportare correttamente, annotando per ogni piatto con precisione i desiderata del cliente.
L’ordine di uscita dei piatti
Niente di peggio di un tavolo dove alcuni commensali mangiano e altri guardano, o secondi piatti che escono mentre ancora i primi sono stati consumati a metà. Nelle comande andrà quindi riportato l’ordine di uscita dei piatti, fondamentale per l’organizzazione della cucina. Allo stesso modo, dovrà essere comunicata la marcia o la pausa del flusso del servizio.
Con un sistema di gestione delle comande per la ristorazione bastano pochi tocchi sullo schermo del dispositivo per inserire i piatti scelti dai clienti e tutte le possibili variabili: aggiunte, richieste specifiche, intolleranze, menu e così via. I piatti possono essere raggruppati in ordine di uscita, così come può essere inviata alla cucina l’ordine di fermarsi o avanzare con l’evasione della comanda.
Prendere la comanda…e guidare il cliente nella scelta
La raccolta della comanda non è – o non dovrebbe essere - visto solo come un’azione di trascrizione passiva. In questo momento il ristorante può aumentare i guadagni o ridurre i costi, in almeno tre modi:
- upselling, proponendo un’alternativa a quella che si è scelta, ma con un prezzo o un margine di profitto più alto.
- cross selling, suggerendo al cliente di abbinare la sua scelta con un altro prodotto. Un classico è un contorno abbinato al secondo piatto.
- guidare il cliente: le materie prime sono finite, o al contrario c’è un’eccedenza che andrebbe altrimenti sprecata? Il personale di sala può suggerire ai clienti la scelta di alcuni piatti piuttosto che degli altri, ed essere aggiornato in tempo reale su ciò che non può più essere servito.
Se il software per prendere la comanda è sincronizzato con il magazzino e col flusso delle altre ordinazioni, queste tre operazioni sono rese molto più semplici.
La trasmissione della comanda in cucina e in cassa
Raccolta la comanda e tutte le richieste specifiche, è il momento di inviarla in cucina.
Se la raccolta dell’ordine è stata eseguita correttamente, l’organizzazione della preparazione dei piatti sarà semplice e avverrà nel giusto ordine. Il servizio procederà senza intoppi e darà ai clienti un’ottima impressione di efficienza, aumentando la percezione positiva dell’esperienza.
La comanda deve però arrivare anche al punto cassa, per elaborare il conto senza inutili (e spesso lunghe!) attese.
Col software di gestione delle comande l’invio avviene in tempo reale sia alla cucina che al punto cassa.
Risultato: i dati vengano aggiornati in tempo reale, le informazioni sono subito utilizzabili per organizzare le attività, il lavoro viene svolto in un ambiente sereno dove tutto scorre in modo fluido.
Software per le comande in cloud: la tecnologia al servizio…del servizio
Ricapitolando le caratteristiche e i vantaggi di un sistema di comande digitale:
Compatibilità multidispositivo: una soluzione di cassa cloud come quella Tilby trasforma qualsiasi tablet o smartphone, iOS o Android in un palmare per le ordinazioni al ristorante.
E quando il dispositivo non funziona più può essere facilmente sostituito da un altro.
Aggiornamento in tempo reale: una tecnologia nativamente cloud sincronizza ciò che viene fatto da un dispositivo su tutti gli altri. In questo modo il quadro della situazione è aggiornato all’istante, senza possibilità di errori.
Sincronizzazione con cucina e cassa: allo stesso modo, il collegamento e l’aggiornamento tra sala, cucina e registratore di cassa cloud è immediato. L’ordine viene trasmesso ed elaborato in cucina, e a fine servizio il conto può essere pagato rapidamente usando qualsiasi strumento.
Collegamento con magazzino e analisi dati: allo stesso modo, il collegamento tra il gestionale di cassa e il software per le comande facilita il lavoro del personale di sala, aumentandone la produttività e i potenziali profitti per il ristorante, oltre a ridurre gli inconvenienti dovuti alla mancanza di piatti.
Possibilità di automatizzazione: un’ulteriore evoluzione tecnologica è la possibilità che siano gli stessi clienti a compilare la loro comanda, attraverso il così detto “self ordering”. Inquadrando il QRcode e accedendo al menu digitale, è possibile trasmettere direttamente le richieste, senza l’attesa del personale di sala, che potrà dedicarsi al servizio con più attenzione.
Gestione delle sale semplificata: grazie al software di gestione delle comande per il ristorante, ogni sala o ambiente esterno (ad esempio i dehors) sono gestite in modo integrato, riducendo al minimo le possibilità di ritardi e rendendo l'esperienza dei clienti ancora più piacevole.
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